Un pointage visuel, c’est bien plus efficace

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Garder une trace de nos activités est fastidieux et une analyse est nécessaire. FAUX ! Ça peut être rapide et visuel. Je vous explique comment je m’y prends.

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Caracolez d’un jour à l’autre

La caracole est une spirale qui représente la journée (voir article précédent). Comme il m’arrive de travailler en-dehors des heures de bureau, j’ai opté pour une caracole de 24h. Elle représente deux horloges, de minuit à midi dans la spirale intérieure et de midi à minuit dans la spirale extérieure.

Pour pointer ma journée de travail, il me suffit de colorer les différentes portions de la journée et d’y indiquer le nombre ou la lettre correspondant à l’activité. (Voir les tableaux des tâches récurrentes et spécifiques)

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Mettre de la couleur dans sa journée

Comme on peut le voir sur la page de planification hebdomadaire, les tâches récurrentes sont numérotées de 1 à 15 et les tâches supplémentaires ou spécifiques, de A à L.

À chaque type de tâches correspond une couleur.

Par exemple :

– rayé bleu : recherches

– bleu plein : administratif

– jaune plein : marketing, communication clients

– rouge plein : traduction / relecture

– vert plein : famille / maison

J’ai opté pour seulement 4 couleurs avec la nuance pleine / rayée. Cela me permet d’utiliser seulement 4 crayons de couleur pour exprimer 8 types de tâches, plus des rayures noires (la couleur d’écriture dans mon agenda), pour les périodes de loisirs.

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Pour vous permettre de visualiser cela à votre tour, je vous propose les deux pages de mon agenda de la semaine qui vient de s’écouler (à la date de mercredi).

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Visualisez les trois premiers jours de la semaine, sur deux pages complémentaires.
Les trois premiers jours de la semaine, sur deux pages complémentaires.

Ajouter le nombre ou la lettre correspondant à la tâche donne un aperçu plus précis des tâches accomplies.

U.

Une fois arrivée à jeudi, je vérifie les tâches spécifiques et je reporte celles qui n’ont pas été effectuées.

Organisation visuelle de la seconde moitié de la semaine.
Organisation de la seconde moitié de la semaine.

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Une estimation qui saute aux yeux

Évidemment, il s’agit plus d’une estimation que d’une somme précise, comme ce serait le cas dans la fiche précise de la secrétaire de direction.

Par contre, cette estimation a l’avantage de constituer un aperçu direct et visuel du déroulement de la journée ou de la semaine. Rien n’empêche, si vraiment on le pense nécessaire, de réaliser par la suite une estimation chiffrée, plus précise, mais le visuel permet généralement d’attirer rapidement l’attention sur les excès et lacunes.

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Associer ce système à une planification des tâches

Pour parfaire cette organisation, j’utilise Remember the milk pour planifier les tâches. Mais c’est une autre histoire.

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Voilà, c’est ainsi que j’organise ma semaine et que je vérifie à quoi j’occupe mes journées.

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Enfin, vous trouverez mes modèles de page de planification sous l’onglet documents.

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À vous de voir si cette méthode peut vous convenir et comment vous l’approprier. Pour ma part, je pense avoir trouvé une méthode simple, rapide et claire, elle me convient parfaitement… pour le moment.

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Et vous, qu’en dites-vous ? Comment pourrait-on améliorer ce système ?

Pensez-vous, comme moi, que l’on peut perdre un peu de précision ou profit d’un gain de temps et d’une visualisation rapide ou, au contraire, que cette démarche n’a de valeur que si le résultat est précis et analysé dans le détail ?

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