Mot d’ordre du jour : ORGANISATION

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Est-ce un trait des littéraires ? C’est bien possible. Sommes-nous conscients de cette faiblesse ? Pour la plupart d’entre nous, je pense que oui. Comment y remédier ?

Si nous voulons éviter d’aller droit dans le mur, je pense qu’il est capital de structurer correctement son travail. Non seulement cela évite de commettre des erreurs, mais cela permet de gagner énormément de temps au final. Quels sont vos trucs et astuces ? Je vous livre les nôtres.

Il est crucial d’organiser correctement à la fois son travail et ses documents, faute de quoi nous pouvons nous préparer à affronter divers problèmes : travaux non facturés (le risque est grand en cas de désorganisation), archives incomplètes ou disparates, pertes de temps, retard dans les livraisons ou dans les paiements des sous-traitants, … Un bon traducteur ne se borne pas à traduire correctement un document. Le service, la gestion des documents et la collecte d’informations sont des axes sur lesquels il convient de se pencher sérieusement.

Lorsque l’on a besoin d’un document, quelle que soit la raison, il faut non seulement pouvoir le retrouver mais surtout y parvenir sans y passer une semaine. Que faire lorsqu’un client remet en cause le non paiement d’une facture, la qualité d’un travail ou la livraison d’un document ? Il est capital de retrouver rapidement TOUTES les informations utiles.

Si nous sommes tous relativement conscients de cette réalité, nombreux sont ceux qui repoussent l’échéance. Au début, vous n’avez pas assez de clients, aucune recherche ne nécessite des changements radicaux dans votre façon de fonctionner. Mais le temps passe vite et les projets se succèdent. Le travail occupe rapidement une part importante de vos journée et vous n’avez plus de temps à perdre à nous pencher sur le sujet. De toute façon, ça fonctionne bien comme ça ! Ensuite, le nombre de dossiers à modifier devient trop important pour envisager de les insérer dans un nouveau classement. Et là, vient le jour où un problème se pose et où l’on consacre des journées entières à retrouver les informations utiles… Mieux vaut s’y prendre un peu à l’avance, non ?

 

Einstein
Si la vue d’un bureau encombré évoque un esprit encombré, alors que penser d’un bureau vide ?
Voilà ce que nous avons mis sur pied. Libre à vous de vous inspirer pour trouver votre système.

Chacune de nos démarches a été pensée sérieusement et je remercie mon petit époux pour l’aide impressionnante qu’il m’a apportée. Son expérience des bureaux d’études nous a permis de mettre sur place non seulement un système de suivi des projets, une sauvegarde multiple des documents et des procédures de travail dignes d’une grande entreprise.

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– Suivi des projets :

Chaque fois qu’un client nous contacte pour un travail, même potentiel, nous attribuons un nouveau numéro de dossier qui sert non seulement à regrouper tous les documents à traduire, les documents traduits, le bon de commande et la facture, mais qui concentre également tous les e-mails échangés.

Les documents à traiter suivent un parcours précis et balisé qui nous permet, à tout moment, de savoir où nous en sommes (principalement utile en cas de documents multiples, envoyés en plusieurs fois ou modifiés par le client).

Le cheminement des documents et des dossiers pourrait faire l’objet d’un post complet, j’y penserai.

Une fois le travail achevé, le dossier poursuit son chemin, pour finir aux archives. Là, tous les échanges de courriel avec le client sont ajoutés au dossier et supprimés de la boîte mail.

– Sauvegarde des documents :

Pour éviter toute perte d’information, nous effectuons une sauvegarde quotidienne des dossiers en cours sur un disque dur externe et une sauvegarde mensuelle globale sur notre coud. En plus, plusieurs sauvegardes complètes de notre système sont effectuées par mois, sur le disque dur externe.

Les sauvegardes ne recouvrent pas les précédentes. Ainsi, en cas de problème, nous pouvons toujours retourner à une version antérieure. Évidemment, nous effaçons régulièrement les sauvegardes dépassées, lorsque nous sommes certains que nous pouvons le faire sans danger.

– Procédures de travail :

Certains pensent que la rédaction de procédures est réservée aux grosses entreprises. Ce n’est pas notre cas. Certaines tâches sont répétitives mais, comme nous travaillons à deux, nous gagnons beaucoup de temps en structurant notre travail. Si Olivier doit relire un document, il suffit que je lui donne le numéro de dossier, il trouve aisément le document à relire (même parmi une dizaine de fichiers), le relit et le range à un endroit précis. Pas besoin de demander si le travail a été fait, si le document se trouve à sa place, je sais qu’il a été relu. Si, pour une quelconque raison, nous devons effectuer une tâche qui incombe habituellement à l’autre, un rapide coup d’œil à la procédure nous assure que le travail sera effectué avec la même rigueur, dans les mêmes conditions.

Enfin, certaines tâches ne sont pas répétitives. Combien de fois ne vous êtes-vous pas demandé : « Zut ! J’ai déjà fait ça… Quel programme avais-je utilisé ? » ou « Comment fait-on encore pour scanner un document, quand mon OCR ne le traite pas comme d’habitude ? ». Dans ces cas, la perte de temps due à une nouvelle recherche est bien plus importante que le temps nécessaire à rédiger une petite procédure.

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Nous avons estimé que l’organisation était une de nos faiblesses et qu’elle risquait de nous coûter cher. Voilà pourquoi nous avons mis en place des balises destinées à nous faciliter la vie. Lorsque nous sommes en période de creux, nous en profitons pour réévaluer nos démarches.

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Et vous, êtes-vous organisés ? Avez-vous mis en place des démarches pour faciliter l’organisation de vos dossiers ? Quels sont VOS trucs et astuces pour garder de l’ordre ?

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