Astuce n°2 : Rédiger des procédures

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Ne croyez pas que les procédures sont réservées aux grandes entreprises. Elles nous concernent également.

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Dans quels cas ?

Pour toutes les opérations inhabituelles ou qui ont nécessité une recherche ou une réflexion approfondie, nous rédigeons une procédure.

Mettre des documents volumineux à la disposition de clients sur le FTP. Modifier des options spécifiques dans l’outil de TAO. Traiter un .pdf non éditable ? Sont des opérations que nous effectuons de loin en loin.

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Pourquoi ?
  • pas besoin de répéter les mêmes recherches chaque fois que la situation se présente ;
  • cohérence du résultat ;
  • gain de temps ;
  • transmission des méthodes à un collègue en cas de collaboration ou s’il est confronté à un problème que nous avons déjà abordé.

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Gain ou perte de temps ?

Évidemment, rédiger une procédure prend du temps mais, en quelques minutes, cela peut en faire gagner énormément.

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Autres possibilités

Enregistrer une procédure au format audio. Cela permet de gagner encore un peu plus de temps.

Pour les procédures complexes, on peut également joindre des captures d’écran ou des enregistrements vidéo.

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Attention

Nommer clairement ses procédures (ou tenir un registre détaillé) permet de s’y retrouver plus rapidement.

 

 

Une Réponse

  1. […] Mais nous aurions pu être mieux préparés. Des collègues auraient pu se charger des dossiers IT>FR mais je ne disposais pas de toutes les informations utiles sur ma tablette et guider mon époux sur mon PC n’était pas évident. D’où l’importance de rédiger des procédures. […]

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